Los proyectos pueden surgir por diferentes motivos:
- Demanda del mercado: ofrecer un producto nuevo
- Petición del cliente
- Necesidad de negocio
- Requerimientos legales (sobretodo referidos con el medio ambiente)
- Avances tecnológicos
A partir de las diferentes razones por las que nace un proyecto se procede a una iniciativa informal y si esta es fructífera llevara a una formal. Para formalizar esta petición y satisfacer los deseos del cliente se realiza un Charter.
El Charter es un documento que se realiza para formalizar el inicio del proyecto facilitando que el equipo comprenda el objetivo de lo formalizado, preste máxima atención a los riesgos (supuestos y restricciones), documente las expectativas de los involucrados y capitalice las experiencias. Se debe realizar al inicio del proyecto y actualizarlo según existan cambios. El Charter se elabora para ser confirmado por el equipo ejecutor y nos lleva a realizar un trabajo de revisión en las fases tempranas del proyecto. Debe ser compuesto de diversos apartados para formalizar exitosamente el proyecto:
- Justificación y propósito del proyecto.
- Descripción específica del proyecto o servicio que generará el proyecto.
- Involucrados clave y sus expectativas. Para ello se necesita primeramente identificar a las personas y organizaciones involucradas (afectados o beneficiados del proyecto) y sus intereses.
- Entregables finales.
- Restricciones (elementos que limitan al equipo ejecutor) y supuestos (factores que consideramos verdaderos en el proyecto pero que se tendrán que confirmar durante la vida de este).
- Información histórica relevante (ya sea de proyectos anteriores o extraída de otros puntos de información).
- Nombre y firma del líder del proyecto, gerente del proyecto,...
Generalmente en proyectos de pequeña escala y con personas con una cierta amistad el Charter es verbal, sin documentar, dando lugar a posibles errores y expectativas o dejando sin identificar a posibles involucrados. El Charter te obliga a realizar una operación primaria para poder llevar a cabo con éxito un proyecto además de formalizar el inicio de situaciones incómodas como las relativas al tiempo, coste y calidad del proyecto. La finalidad de realizar este primer paso es la de compartir la visión de todos los involucrados para aunar los esfuerzos hacia una dirección, un fin, una visión que tiene como objetivo orientar esfuerzos y tener una expectativa clara del porqué del proyecto, lo que se espera y el compromiso de las partes.
